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　　傳統的會議時代，會議室只是保持和發揮著它本質的功能，保證與會人員在一個相對不受干擾的環境中開會，與會議人員相互之間通過面對面的交流實現業務以及決策的達成。在這樣傳統的會議方式中需要了解大量的業務背景資料，因此在會議前或會議進行過程中，會議組織者都要給大家發放紙質的會議資料，供大家了解與分析。對于重要的決策會議，會議必須配置專門的的會議紀要人員，嚴格記錄會議中的相關言論。直整個會議過程中，無論是現場的組織、會議資料的印刷與分發、會議記錄與整理等等工作，都要手工完成，無論是會前、會中、會后，都有大量繁雜的工作需要準備與完成，同時也需要許多的人力、精力。

　　上世紀80年代，投影機開始陸續進入了會議室，成為了辦公會議的首選設備之一。電腦、投影機與投影幕布的使用，為人們在溝通過程中的信息提供了極大的便利。隨后，電子白板也作為輔助表達的溝通工具來到了會議室。在顯示的基礎上，更邁進了一大步！同時也改善了人們交流的方式，在一定程度提高了會議的效率。

　　隨著信息化的發展和信息技術的進步，當獲取及傳遞個人信息的輔助工具（如電腦、手機等）得到不斷完善的同時，基于群體間信息互動交流的信息化輔助工具也得到了史無前例的進步。多人會議溝通效率提升的輔助設備正被越來越多的人所接受、認可和廣泛使用，會議室輔助會議設備正朝著越來越智能的方向發展。

　　視頻會議系統成為智能會議時代的標志。隨著視頻會議的普及，用戶在擁有高質量產品的同時還能減少企業的成本方面有了更大的要求。技術的進步，產品不斷升級和完善，應用形式多樣化，以視頻會議系統與平臺為基礎的應用將會越來越普及，市場和應用也正在發生變革。

　　在一般會議中，視頻會議系統的使用能夠大大提高會議的溝通效率并降低會議成本。在一些特殊行業的應用中，視頻會議系統與行業的業務需求緊密結合后，還能為業務研討、應急決策、指揮部署、宣傳展示等提供一個高效的業務平臺。

　　視頻會議系統為會議室提供了一個高效易用的可視化輔助交流工具，更為會議室的智能化發展開辟出一條嶄新的道路。